Reuniones, más actividad que en business. La tónica general es que el mercado de reuniones siguió su ritmo ascendente en el último ejercicio, con un considerable crecimiento tanto en del número de eventos como en el de participantes en reuniones, estimado en torno al 6%, pese al parón experimentado por el viaje profesional individual, que en 2004 apenas creció.

Recorte presupuestario de las empresas. Se aprecia una reducción en el gasto para la organización de reuniones, con un generalizado recorte de presupuestos por parte de las empresas, que afectó especialmente a los segmentos de convenciones y de presentación de productos, así como a la industria auxiliar sectorial, como la de equipamiento para reuniones (audiovisual, decoración, cartelería, etc.) y a las actividades sociales (programas lúdicos, actos sociales complementarios, gastronomía, etc.)

Más última hora también en reuniones. Continúa apreciándose la tendencia, cada año más acentuada, en el retraso de la toma de decisiones que afectan a este sector, tanto en los organizadores (confirmación de presupuestos y definición de servicios) como en los participantes (desde la inscripción de congresistas hasta las reservas de alojamiento y otras prestaciones), lo que complica sensiblemente la operativa al reducirse en forma drástica el tiempo disponible para la prestación de los servicios requeridos.

Auge de Internet y el e-mail. En 2004 se consolidó el uso de las nuevas tecnologías por parte de los responsables de la organización de reuniones (empresas OPC, agencias de viajes especializadas y otras), reduciéndose drásticamente la utilización de modos tradicionales de comunicación (fax y teléfono), que han sido sustituidos por el uso Internet y del correo electrónico en las convocatorias, los procesos de inscripción de congresistas, la petición y recepción de ponencias y comunicaciones, la relación con proveedores e incluso los contactos y reuniones con clientes.

Golpe al segmento farmacéutico. La implantación del ‘código ético’ de Farmaindustria y de las medidas que prepara el Ministerio de Sanidad para las congresos e incentivos en la actividad médico-farmacéutica ha eliminado a este segmento como líder del mercado de reuniones en 2004. El veto a los hoteles de cinco estrellas y a destinos turísticos (o con determinados equipamientos lúdicos o deportivos) así como la limitación impuesta a servicios de restauración, suponen una drástica caída de la facturación. Al margen de la consecución del objetivo de un mayor rigor científico y profesional en tales eventos, las empresas y destinos dedicadas a este segmento sufrieron un duro revés en 2004.

Mayor seguridad, pero aún insuficiente. La seguridad de los participantes en congresos y convenciones mejoró de manera sensible en 2004, si bien ciertas zonas de algunos destinos continúan siendo objeto de actuaciones delictivas, a cargo generalmente de bandas organizadas, que actúan directamente contra los congresistas, habitualmente para perpetrar robos al ser estos identificables claramente por portar carteras o escarapelas de la reunión en que participan.

Proliferan palacios y sedes de reuniones. En 2004 se volvió a constatar la proliferación de palacios de congresos y de nuevas sedes para reuniones y otros actos (desde edificios singulares hasta monasterios e iglesias), así como diversas iniciativas de Administraciones locales para crear palacios mixtos (de uso polivalente para reuniones profesionales y actos culturales), lo que podría generar desequilibrios allí donde no existe oferta alojativa y de servicios o ésta resulta claramente insuficiente.

Tensiones en la gestión de palacios. La titularidad pública de numerosos palacios de congresos, condiciona en algunos casos una gestión profesionalizada de los mismos y, en caso de concesiones por concurso, genera la tendencia al establecimiento de exclusividades en los servicios que prestan, que alteran al alza los precios respecto al mercado y dificultan las relaciones con OPC y agencias. Por otra parte, la falta de criterios homogéneos a la hora de comisionar al prescriptor son causa de tensión sectorial.

Persisten el intrusismo y competencia desleal. Las empresas organizadoras de congresos (OPC) y las agencias de viajes especializadas coinciden en denunciar la persistencia de competencia desleal, por parte de agencias de comunicación, publicidad, azafatas e imagen, así como de proveedores de alojamiento y sedes para reuniones, que ofrecen servicios de organización al cliente final. Aunque más graves aún son los casos de flagrante intrusismo, a cargo de ‘iluminados’ y empleados o secretarias voluntaristas que, carentes de experiencia y profesionalidad, asumen la organización de congresos y reuniones que terminan en sonoros fracasos, que generan un serio perjuicio al conjunto del sector, tanto en pérdida de imagen como en lucro cesante. Organizadores y agencias reclaman una reglamentación que delimite la actividad para evitar los perjuicios que ello conlleva.

El esfuerzo promocional es insuficiente. El sector reclama de TurEspaña una mayor orientación de la promoción, no sólo económica, hacia la captación de congresos. Sería necesario hacer llegar el mensaje de que España está deseosa y muy preparada para acoger congresos y reuniones internacionales mediante acciones específicas hacia los presciptores, en las que se les anime y preste el máximo apoyo para que presenten destinos españoles como candidatas de los congresos de las asociaciones internacionales en que participan.

La captación exige un trabajo coordinado. Al margen de una mayor dotación presupuestaria, sería muy necesaria una mayor implicación en las acciones promocionales para la captación de congresos y eventos internacionales por parte de nuestras embajadas y de las oficinas de turismo en el extranjero, así como que TurEspaña lograra un mayor reflejo en los medios generales y turísticos de los puntos fuertes de España como destino de reuniones.

Adecuación normativa de la infraestructura. Aunque no esté generalizado, algunos hoteles de prestigio radicados en ciudades emblemáticas no prestan la necesaria atención a los servicios que prestan a las reuniones. Existen, además, graves incumplimientos en materia de seguridad, evacuación y otras negligencias; mientras numerosas Administraciones turísticas no cumplen con sus competencias en materia de inspección y sanción, ni aplican la normativa vigente.

Stand by del Palacio de Congresos de Madrid. Los retrasos y la falta de un calendario para remodelación del emblemático Palacio de Congresos y Exposiciones de Madrid (situado en el Paseo de la Castellana y conocido por su frontispicio con el célebre mural de Miró), continúa produciendo una sensible merma en la infraestructura congresual de esta ciudad, y generando incertidumbre en los organizadores al no saber cuando estarán concluidas las obras y como pueden afectar al desarrollo de las reuniones organizadas en esta sede, única de gran capacidad sita en el Madrid financiero.

Más actividad, pero menor rentabilidad. El balance para el sector de reuniones en 2004 ha sido bueno, con crecimientos importantes en el volumen de reuniones y participantes, así como de facturación. No así en el margen de beneficios, que se ha visto nuevamente mermado, generando una mayor competitividad en la oferta española de reuniones, pero obligando a las empresas del sector a trabajar mucho más para ganar lo mismo o, incluso, algo menos que el año anterior.

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